ระบบร้านรับส่งพัสดุ ควรมีฟังก์ชันอะไรบ้าง

ฟังก์ชันหลักที่ควรตรวจสอบก่อนเลือกโปรแกรมร้านพัสดุ

ใช้รายการต่อไปนี้เป็นแนวทางสอบถามและทดลองระบบ โดยขอให้ผู้ให้บริการแสดงวิธีใช้งานจริง เพราะฟังก์ชันชื่อเดียวกันอาจมีขอบเขตต่างกัน

วิธีทดลองระบบให้เห็นข้อจำกัดก่อนใช้งานจริง

การดูหน้าจอสาธิตช่วยให้เห็นภาพรวม แต่การทดลองด้วยงานที่ร้านต้องทำเป็นประจำ จะช่วยประเมินขั้นตอนและจุดที่อาจเกิดความผิดพลาดได้ชัดกว่า

1. เตรียมรายการตัวอย่าง: ใช้ข้อมูลสมมติในสภาพแวดล้อมทดสอบที่ผู้ให้บริการจัดให้ และตรวจให้แน่ใจว่าการทดลองไม่สร้างงานขนส่งจริงหรือเกิดค่าใช้จ่าย
2. ลองทั้งข้อมูลถูกและข้อมูลผิด: เช่น เว้นช่องจำเป็นหรือกรอกข้อมูลผิดรูปแบบ เพื่อดูว่าระบบแจ้งปัญหาชัดเจนและกลับไปแก้ได้สะดวกหรือไม่
3. ทดลองแก้ไขและยกเลิก: ตรวจข้อจำกัดในแต่ละสถานะ รวมถึงผลต่อยอดเงินและเอกสารที่ออกไปแล้ว
4. พิมพ์ใบปะหน้าด้วยอุปกรณ์ที่จะใช้: ตรวจความครบถ้วนของข้อมูล ขนาดงานพิมพ์ และการอ่านบาร์โค้ดตามขั้นตอนของผู้ให้บริการ
5. ค้นประวัติและเทียบรายงาน: ตรวจว่ารายการตัวอย่างปรากฏครบ และยอดในรายงานตรงกับรายการที่สร้าง แก้ไข หรือยกเลิก
6. ให้พนักงานลองทำเอง: จดขั้นตอนที่ติดขัดและคำถามที่เกิดขึ้น เพื่อขอคำแนะนำก่อนเริ่มรับพัสดุจริง

ระบบรวมขนส่งและ API ต้องถามรายละเอียดอะไรเพิ่ม

หากต้องการใช้ระบบรวมขนส่ง ควรขอรายชื่อขนส่งและบริการที่เปิดใช้ได้จริงในแพ็กเกจ พร้อมตรวจว่าขั้นตอนสร้างรายการ พิมพ์ใบปะหน้า ยกเลิก และติดตามสถานะมีข้อจำกัดต่างกันหรือไม่

หากต้องการ API เพื่อเชื่อมต่อกับระบบอื่น ให้สอบถามฟังก์ชันที่รองรับ เอกสารเชื่อมต่อ วิธีทดสอบ ค่าใช้จ่าย และผู้รับผิดชอบงานเชื่อมต่อก่อนเริ่ม การมี API ไม่ได้หมายความว่าจะเชื่อมกับระบบเดิมของร้านได้ทันที

หากร้านต้องใช้บริการเก็บเงินปลายทาง หรือ COD ควรถามเพิ่มเติมว่าระบบแสดงยอดและสถานะส่วนใดได้บ้าง และต้องตรวจสอบเงื่อนไขการโอนเงินกับผู้ให้บริการรายใด

เงื่อนไขที่ควรถามก่อนสมัครใช้ระบบ

• ค่าใช้จ่าย: มีค่าระบบ ค่าธรรมเนียมต่อรายการ เงินเติมระบบ หรือค่าฟังก์ชันเพิ่มเติมหรือไม่
• อุปกรณ์ที่รองรับ: ใช้งานกับอุปกรณ์ ระบบปฏิบัติการ และเครื่องพิมพ์เดิมของร้านได้หรือไม่
• สิทธิ์ผู้ใช้งาน: หากมีพนักงานหลายคน สามารถแยกสิทธิ์ดูข้อมูล แก้รายการ และตรวจประวัติการดำเนินการได้เพียงใด
• ข้อมูลย้อนหลัง: เก็บข้อมูลนานเท่าไร ส่งออกได้ในรูปแบบใด และขอข้อมูลได้อย่างไรเมื่อเลิกใช้บริการ
• กรณีระบบขัดข้อง: ต้องหยุดขั้นตอนใด มีช่องทางแจ้งปัญหาอะไร และตรวจอย่างไรว่ารายการที่ค้างถูกสร้างแล้วหรือยัง
• การช่วยเหลือ: ติดต่อได้ในช่วงเวลาใด และใครเป็นผู้ประสานงานเมื่อปัญหาเกี่ยวข้องกับขนส่ง

ควรขอรายละเอียดของฟังก์ชันและเงื่อนไขที่ร้านต้องพึ่งพาไว้เป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อใช้ตรวจสอบให้ตรงกันก่อนเริ่มบริการ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบร้านรับส่งพัสดุ

ระบบเดียวใช้ได้กับทุกขนส่งหรือไม่

ต้องตรวจรายชื่อขนส่งและบริการที่ระบบรองรับจริง รวมถึงสิทธิ์ของแพ็กเกจที่สมัคร ไม่ควรถือว่าคำว่า “ระบบรวมขนส่ง” หมายถึงใช้ได้ทุกขนส่งหรือทุกฟังก์ชัน

กรอกข้อมูลผิดแล้วแก้ไขได้ตลอดหรือไม่

ขึ้นอยู่กับสถานะรายการและเงื่อนไขของระบบกับขนส่ง ควรถามว่าแก้ข้อมูลใดได้บ้าง หากแก้ไม่ได้ต้องยกเลิกหรือสร้างใหม่อย่างไร และมีค่าใช้จ่ายหรือผลต่อยอดเงินหรือไม่

รายงานในระบบใช้สรุปกำไรของร้านได้เลยไหม

ยังสรุปไม่ได้จนกว่าจะทราบว่ารายงานรวมต้นทุนและค่าใช้จ่ายอะไรไว้บ้าง ควรตรวจรายการที่รวมและไม่รวม ก่อนนำยอดไปใช้ประเมินผลประกอบการของร้าน

ระบบขัดข้อง ควรสร้างรายการเดิมซ้ำทันทีหรือไม่

ควรตรวจประวัติหรือให้ผู้ให้บริการยืนยันสถานะก่อน เพราะรายการเดิมอาจถูกสร้างแล้ว จากนั้นดำเนินการตามขั้นตอนแก้ปัญหาที่ผู้ให้บริการกำหนด